Strategisch voorraadbeheer bij Agrifirm

Project omschrijving

Strategisch voorraadbeheer bij Agrifirm: Opnieuw de regie in handen

Agrifirm: ‘Pontifexx heeft waargemaakt wat ze ons beloofd hadden’

Pontifexx heeft geholpen het voorraadbeheer van Agrifirm te verbeteren door een strategisch plan te maken en overzicht te bieden. Voor de landbouwcoöperatie is snelle levering van veevoeders en land- en tuinbouwbenodigdheden aan de boeren erg belangrijk. Doordat Pontifexx de noodzakelijke reserveonderdelen in kaart heeft gebracht en de risico’s op stilstand duidelijk heeft gemaakt, weet Agrifirm welke stappen zij moet ondernemen om zekerheid te bieden aan haar klanten.

Agrifirm is als coöperatieve onderneming actief in de veehouderij en landbouwsector met ongeveer drieduizend werknemers wereldwijd.  Internationale veehouders en telers nemen kwalitatief hoogstaande producten af bij Agrifirm, zoals diervoeders, zaaizaden, meststoffen en gewasbeschermingsmiddelen. Van mei 2017 tot april 2018 werd Pontifexx ingeschakeld door Agrifirm om het voorraadbeheer voor zeven vestigingen strategisch vast te stellen.

Pontifexx-idee-icon-10 (2)

Situatie voor het project: geen overzicht

Agrifirm heeft technische voorraden op verschillende locaties liggen. Zo beschikt Agrifirm per vestiging over eigen magazijnen en materieel. De vestigingen kunnen onderling ook gebruik maken van elkaars voorraad. Daarnaast is het onderhoud uitbesteed aan twee externe partijen, die ook gereedschap en materiaal voor Agrifirm in opslag hebben. Zij verzorgden tot voor dit project ook de documentatie van de spare parts die zij in beheer hadden. Daardoor had Agrifirm geen zicht op de benodigde bijbestellingen.

Agrifirm miste ook inzicht in de geleverde diensten van leveranciers en had geen volledig overzicht van het materiaal in de eigen zeven fabrieken in Nederland en België. ‘Soms lag iets van de ene vestiging nog bij de andere, maar dat was niet terug te vinden in de administratie. Verder waren levertijden voor noodbestellingen en merktypes voor pompen niet op papier gezet’, vertelt Marjolein Stuurman, projectleider vanuit Pontifexx.

‘Wat opviel, was dat Agrifirm order gestuurd te werk gaat. Dan moet de fabriek het altijd doen als de klant belt. Uitloop in de fabriek betekent uitloop richting de klant. Er mag dus geen kink in de kabel komen. Toch zijn storingen/defecten onvermijdelijk. Dus als er een optreed moet deze daarom zo snel mogelijk worden opgelost. Het ontbreken of niet kunnen vinden van materiaal is op zo’n moment funest. Door de assets en bijbehorende materialen in kaart te brengen die kritisch zijn voor het functioneren van het productieproces kan Agrifirm beter anticiperen op de vraag van de klant en eventuele problemen sneller oplossen.’

De noodzaak: behoefte aan structuur

Voor Agrifirm was het noodzakelijk het roer weer in handen te krijgen en zelf beslissingen te kunnen te maken over de hoeveelheden voorraad en waar deze werden geplaatst. De eerste stap hierin was om de reserveonderdelen in kaart te brengen om de voorraad op orde te hebben, snel reparaties uit te kunnen voeren, stilstand te kunnen verminderen en daarmee kosten of klantverlies te voorkomen. ‘Als je weet welk materiaal waar ligt, hoeveel je ervan hebt en hoe lang het duurt om iets bij te bestellen, kun je storingen snel oplossen’, vertelt Stuurman.

Samen met Berend-Jan Heerssema, technisch specialist van Agrifirm, ging Stuurman de fabrieken langs om de processen in kaart te brengen. ‘Bij de rondgang was te zien dat van een eenduidige werkwijze nog geen sprake was’, vertelt Heerssema. ‘We hadden behoefte aan structuur. Pontifexx wist hoe we dat konden krijgen.’

Strategisch voorraadbeheer bij Agrifirm Opnieuw de regie in handen-3

‘Veel dialecten, maar hetzelfde doel’

Marjolein Stuurman kijkt namens Pontifexx terug op een geslaagd project: ‘Het is mooi als je een bedrijf blij kan maken met een goed resultaat. Nog mooier als je weet dat ook de Nederlandse boeren hier de vruchten van gaan plukken. Voor mijzelf was het leuk om langs de verschillende locaties te gaan. Het klopt wat Lange Frans en Baas B. zeggen: Nederland is een land met een ander dialect elke tien minuutjes. Bij Agrifirm hoor je verschillende dialecten, maar ze werken aan hetzelfde doel. Dat was mooi om te ervaren.’

Zekerheid voor de boeren

Wanneer de reserveonderdelen van Agrifirm niet in kaart waren gebracht, zou het bedrijf continue achter de feiten aanlopen. Als de kennis van de eigen voorraad ontbreekt en de risico’s van stilstand in het productieproces niet bekend zijn, kan de klant de dupe worden. ‘Met name in mengvoer is levertijd erg belangrijk. Als we te laat leveren, bestaat de kans dat beesten op de boerderij te laat eten. Wij willen de boeren verzekeren dat dat niet gebeurt’, zegt Loek Willenborg, onderhoudscoördinator van Agrifirm en opdrachtgever van het project. ‘Wat betreft de voorraad is het zo dat er in de landbouwmarkt weinig generieke producten zijn. We zeggen wel eens: ieder boer zijn eigen voer. Daarom moet je goed weten welke voorraadwensen er zijn.’

Gehanteerde aanpak: werken vanuit urgentie

Pontifexx werkt met een vertrouwde methode om de vereiste voorraden duidelijk te krijgen. Door bedrijfsprocessen in kaart te brengen is te zien waar en waardoor de productie stil kan vallen en hoe dit aangepakt kan worden. Pontifexx kijkt naar urgentie, stelt prioriteiten en kan in een korte tijd efficiënte keuzes maken. Stuurman: ‘De rol die een asset speelt in het productieproces is essentieel. Als een menger in het hart van een fabriek kapot gaat, ligt de productie meerdere dagen stil. Daarom is het belangrijk om vervangend materiaal of het juiste gereedschap voor reparatie in opslag te hebben liggen. Voor andere processen zou je veel langer op materiaal kunnen wachten, dus daar hoef je geen voorraadkosten voor te maken. Op die manier bekijk je alle bedrijfsprocessen.

‘Pontifexx verdient een compliment’

Loek Willenborg, opdrachtgever vanuit Agrifirm, is ook zeer te spreken over het resultaat: ‘Pontifexx heeft waargemaakt wat ze ons beloofd hadden. Ik heb zelf ervaring met de FMECA methode die ze hebben gebruikt en ik wist dat als je niet oplet, de uitvoerder vrij zijn gang kan gaan. Dan raak je in een oneindig proces terecht. Dat idee heb ik bij Pontifexx geen moment gehad. We hadden duidelijke afspraken gemaakt en de resultaten zijn zoals we gehoopt hadden. Daar verdienen Pontifexx en Marjolein in het bijzonder een compliment voor. Als de silo met voer van een boer leeg is, hoeft hij niet in paniek te raken. Hij kan erop vertrouwen dat Agrifirm op tijd levert.’

Pontifexx-resultaat-icon-10 (2)

Resultaten

Door het inzichtelijk maken van de processen, werkzaamheden en planningen kan Caterpillar Work Tools BV op zoek gaan naar verbeteringen. Op termijn zal dat zorgen voor een efficiëntere inrichting van de onderhoudsorganisatie.

Bezemer kijkt namens Pontifexx terug op een geslaagd project. ‘Caterpillar Work Tools BV heeft meer overzicht gekregen op de werkzaamheden. Het is imponerend om te zien hoe de grote bakken voor shovels in de fabriek van werkstation naar werkstation worden getakeld. Het lassen en slijpen blijft handwerk, maar de kaartenbak voor reparatieverzoeken was achterhaald. Een overzichtelijk onderhoudsbeheersysteem ondersteunt nu het vakmanschap.’

Caterpillar Work Tools BV is erg tevreden met het verloop van het project en de resultaten, vertelt Gerrit-Jan Leeijen. ‘De aanpak van Pontifexx is erg goed bevallen. Ze werkten volgens een duidelijk plan en communiceerden goed. Het nieuwe systeem werpt al snel zijn vruchten af. Het aantal meldingen is bijna verdrievoudigd. De stap om een melding te maken is kleiner en het overzicht is weer terug. Dat is de uitkomst waar we op hoopten.’

De samenwerking met Pontifexx

“Bij een dergelijk traject is het essentieel dat de externe partij goed samenwerkt met jouw eigen mensen, vertelt Keesjan. Alleen dan kun je ‘ongekleurd’ tot extra inzicht komen. Bovendien creëert het intern draagvlak bij de verbeteringen die gaan komen.”

“De mensen van Pontifexx zijn enthousiaste en gedreven mensen die écht kennis van zaken hebben. Ik hoefde me totaal geen zorgen te maken over de verbinding en het vertrouwen tussen de mensen van Pontifexx en medewerkers die werden geïnterviewd. Dit, plus de extra inzichten uit de potentiescan gaven mij het vertrouwen om de vervolgstappen met Pontifexx te nemen, vertelt Keesjan oprecht.”