Pontifexx implementeert Ultimo bij Caterpillar Work Tools BV

Project omschrijving

Pontifexx implementeert Ultimo bij Caterpillar Work Tools BV

‘Het overzicht in één systeem’

Pontifexx heeft het onderhoudsbeheersysteem Ultimo geïmplementeerd bij Caterpillar Work Tools BV. Het van oorsprong Amerikaanse bedrijf houdt zich bezig met het ontwerp en de bouw van zware machines voor de weg- waterbouw en mijnbouw. De locatie van Caterpillar Work Tools BV in Den Bosch schakelde Pontifexx in om een beter overzicht te krijgen in de benodigde reparaties binnen het bedrijf.

In de periode van 3 januari tot 12 april 2018 heeft een team van Pontifexx onder leiding van Niels Bezemer ervoor gezorgd dat Caterpillar Work Tools BV niet meer hoeft te werken met papieren kaartjes waar benodigde reparaties opstonden. In plaats daarvan kan het bedrijf nu in één systeem alle werkzaamheden bekijken, aansturen en overzichtelijk houden.

Pontifexx-idee-icon-10 (2)

Situatie vooraf

Wanneer er een storing was in de fabriek van Caterpillar Work Tools BV, schreven de medewerkers een reparatieverzoek op een kaartje, dat vervolgens in een grote bak verdween. ‘Meldingen werden niet opgepakt, omdat kaartjes kwijtraakten. Niemand wist wanneer een storing verholpen zou worden’, vertelt Gerrit-Jan Leeijen, asset en maintenance supervisor van Caterpillar Work Tools BV en de interne projectleider. Omdat de productiviteit van de monteurs en de effectiviteit van de meldingen niet meetbaar was, kon Caterpillar Work Tools BV moeilijk doelen stellen om het proces te verbeteren.

Om de probleemsituatie te verhelpen wilde Caterpillar Work Tools BV een nieuw registratie- en onderhoudsbeheersysteem in gebruik nemen. In Pontifexx vond Leeijen de juiste partij om dat systeem, Ultimo, te implementeren. ‘Bij de demonstratie zag Ultimo er gebruiksvriendelijk uit en Pontifexx schotelde ons duidelijk voor hoe ze het in ons bedrijf zouden brengen.’

Aanloop naar project

Pontifexx heeft de nodige ervaring met het implementeren van Ultimo. Na een kennismakingsgesprek en één verdiepend gesprek met aanvullende informatie kan een precies plan van aanpak geschreven worden. Er wordt in de gesprekken nauwkeurig gekeken naar de behoeftes van het bedrijf. Op basis daarvan bepalen de partijen samen wat logisch is om in te richten, en wat juist niet. In het plan van aanpak staan precies de stappen die gevolgd worden tijdens de implementatie, het aandeel van Pontifexx daarin en wat Caterpillar Work Tools BV zelf kan doen.

Implementatie stappenplan

Er wordt gestart met een inventarisatie van alle benodigde gegevens. Ongemerkt hebben bedrijven vaak al veel informatie beschikbaar.

Pontifexx brengt de afdelingen en bedrijfsprocessen in beeld en maakt een plan om de workflow zo effectief mogelijk in te richten. Voor Caterpillar Work Tools BV werd het vervangen van de papieren kaarten door een registratiesysteem uitgedacht. ‘Door het proces van een reparatieverzoek op papier te zetten, kun je het gaandeweg optimaliseren door problemen te herkennen en verhelpen’, vertelt Niels Bezemer, projectleider vanuit Pontifexx.

Vervolgens wordt de boomstructuur opgezet en al het preventief onderhoud omgezet naar onderhoudsplannen in Ultimo.

Pontifexx implementeert OBS-systeem

Alles in één systeem

Pontifexx geeft aan de hand van vaste modules inzicht in de onderhoudsprocessen. In het geval van Caterpillar Work Tools BV keek Bezemer samen met Koen Berkers, onderhoudsadviseur bij Pontifexx, naar het installatiebeheer, periodiek onderhoud, werkgevergunningen en het magazijn. ‘Alles wordt in het systeem Ultimo gezet. Elk plankje en elk artikel krijgt een code. Je kan zelfs de inkoop en (tijdelijke) werkvergunningen koppelen aan Ultimo’, vertelt Bezemer.

Trainingen en opleidingen

In de laatste fase van het project heeft Pontifexx opleidingen gegeven aan medewerkers van Caterpillar Work Tools BV. De werknemers met verschillende taken werden getraind tijdens cursussen die meestal een middag duurden. Twee key-users kregen een extra verdiepende trainingen. Zij kunnen in de toekomst de vragen van hun collega’s beantwoorden. ‘Op die manier kan Caterpillar Work Tools BV Ultimo volledig zelf beheren’, stelt Bezemer.

“Een overzichtelijk onderhoudsbeheersysteem ondersteunt nu het vakmanschap van Caterpillar Work Tools BV.”

Niels Bezemer – Pontifexx

Pontifexx-resultaat-icon-10 (2)

Resultaten

Door het inzichtelijk maken van de processen, werkzaamheden en planningen kan Caterpillar Work Tools BV op zoek gaan naar verbeteringen. Op termijn zal dat zorgen voor een efficiëntere inrichting van de onderhoudsorganisatie.

Bezemer kijkt namens Pontifexx terug op een geslaagd project. ‘Caterpillar Work Tools BV heeft meer overzicht gekregen op de werkzaamheden. Het is imponerend om te zien hoe de grote bakken voor shovels in de fabriek van werkstation naar werkstation worden getakeld. Het lassen en slijpen blijft handwerk, maar de kaartenbak voor reparatieverzoeken was achterhaald. Een overzichtelijk onderhoudsbeheersysteem ondersteunt nu het vakmanschap.’

De samenwerking met Pontifexx

Caterpillar Work Tools BV is erg tevreden met het verloop van het project en de resultaten, vertelt Gerrit-Jan Leeijen. ‘De aanpak van Pontifexx is erg goed bevallen. Ze werkten volgens een duidelijk plan en communiceerden goed. Het nieuwe systeem werpt al snel zijn vruchten af. Het aantal meldingen is bijna verdrievoudigd. De stap om een melding te maken is kleiner en het overzicht is weer terug. Dat is de uitkomst waar we op hoopten.’